Contexte du recrutement et définition de poste

Intitulé du poste : Assistant(e) de direction (H/F)

Statut / type de contrat : Contrat à durée déterminée de 3 mois et demi

Catégorie d’emploi : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique)

Métier de référence : Secrétaire assistant

Rattachement hiérarchique : Poste placé sous l’autorité du directeur adjoint du département du patrimoine et des collections de l’établissement public du musée du quai Branly-Jacques Chirac  

Vacance du poste : A compter du 11 juillet au 30 octobre 2025

 

Etablissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit public, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle du ministère de la culture et du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche.

 

Le département du patrimoine et des collections (DPC) comprend les unités patrimoniales animées par les conservateurs qui garantissent la conservation, l’enrichissement et la valorisation des collections du musée, la médiathèque gérée par une directrice adjointe et le service de gestion et conservation des collections (SGCC) géré par un directeur adjoint. Le SGCC est composé de quatre pôles : pôle régie des collections, pôle conservation, restauration et analyses, pôle inventaire, gestion informatisée et histoire des collections d’objets, pôle de gestion des prêts, dépôts et acquisitions.

 

Le secrétariat du département du patrimoine et des collections comprend trois assistant(e)s de direction placé(e)s  auprès de la directrice du département, auprès du directeur adjoint responsable de la gestion et de la conservation des collections. Une troisième assistante de direction travaille au service de la médiathèque.

 

Description du poste :

 

Dans ce cadre, la / le titulaire du poste a en charge les missions suivantes :

 

1. Au titre du fonctionnement transversal du département du patrimoine et des collections

 

·        Gestion et suivi des agendas de la directrice et du directeur adjoint et de leurs équipes ;

·        Gestion du courrier (réception, enregistrement, transmission, rédaction de projets de réponse ou mise en forme), y compris pour les unités patrimoniales et les pôles ;

·        Gestion des appels ;

·        Organisation des réunions : programmation, convocations, réservation de salles, demande de matériel. Suivi de diffusion des compte rendus de réunions ;

·        Gestion des missions : organisation, suivi financier, conseil auprès des collaborateurs ;

·        Classement et recherche de documents, archivage du secrétariat ;

·        Inventaire, commande, réception et stockage des fournitures ;

·        Actualisation des fiches de contact de l’annuaire muséal (Corail) et gestion des listes de diffusion ;

·        Réalisation des requêtes sur SAM-FM et suivi des interventions du CMS ;

·        Création et validation de bons de commande, services faits, factures et éléments sur les fournisseurs dans PEP Premium ;

·        Suivi et corrections des situations administratives des agents (congés, télétravail, missions, etc.) ;

·        Soutien aux agents des pôles et des UP pour les questions RH, logistiques et organisationnelles ;

·       Organisation administrative de l’accueil des stagiaires et des professionnels (collégiens de 3ème, Résidence Culture, etc.) et élaboration des programmes de stages des collégiens de 3ème en binôme avec le service des ressources humaines ;

 

2. Au titre du fonctionnement du service de gestion et de conservation des collections

 

·        Réalisation des demandes d’autorisation d’accès au Pavillon des Sessions, de renouvellement annuel et de création des badges permanents pour tout le personnel du musée habilité à y accéder ;

·        Gestion et suivi des dossiers de traduction de textes (transmission au prestataire, émission des bons de commande, etc.).

 

Utilisation des outils de gestion électronique des documents (ELISE), de la base de données TMS et de la base de données photo YMAGO.

 

La / le titulaire du poste pourra être sollicité(e) pour d’autres tâches notamment transversales en fonction des besoins du département.

 

Relations professionnelles :

 

En interne : tous les agents de sa direction, les autres directions et services transversaux (secrétaires/assistants d’autres directions, administration et des ressources humaines, comptabilité, moyens techniques et de la sécurité, etc.);

En externe : les partenaires institutionnels, les prestataires (exploitant de l’établissement, autres sociétés externes), etc.

Profil recherché

 

 

·        Formation en secrétariat de niveau Bac + 2 ou expérience du secrétariat d’au moins deux ans dans un emploi similaire ;

·        Pratique du français à un niveau de langue officielle (orthographe excellente) ;

·        Méthodique, rigoureux, esprit de synthèse ;

·        Disponibilité, capacité d’adaptation et de réactivité ;

·        Autonomie ;

·        Discrétion ;

·        Capacité à travailler en équipe ;

·        Sens des relations et de l’accueil avec les divers interlocuteurs internes ou externes ;

·        Bonnes connaissances des outils bureautiques courants (traitement de texte, Excel, tableur, powerpoint, messagerie…) et adaptation à de nouveaux outils.

La connaissance de PEP Premium et de OCTIME serait un plus.

 

Conditions de travail : Travail à temps complet, Horaires variables.

L’établissement propose un accès à un restaurant administratif, une prise en charge partielle des transports et de l’adhésion à une mutuelle.

 

Résidence administrative : Siège social de l’établissement public du musée du quai Branly (222, rue de l’université- 75343 PARIS cedex 07).

 

Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. En novembre 2022, l’établissement s’est vu décerner par l’AFNOR le label Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.