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Chargé·e de la documentation des collections et des archives administratives H/F

12-01-2021 - Fonctionnaire par voie de détachement / contractuel CDD de 3 ans
Référence
Localisation
Paris
Statut
-
Fonction
Archiviste

Contexte du recrutement et définition de poste

 

Intitulé de poste : Chargé·e de la documentation des collections et des archives administratives H/F

Type de contrat : Fonctionnaire par voie de détachement ou contractuel en CDD de 3 ans

Catégorie d’emploi : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique)

Métier de référence : Archiviste

Rattachement hiérarchique : Placé sous l’autorité du Responsable de la documentation des collections, des archives scientifiques et administratives.

 

Etablissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit publics, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle des ministères de la culture et de la communication, et de l’enseignement supérieur et de la recherche.

 

Description du poste :

 

Le service des archives et de la documentation des collections est l’une des composantes de la médiathèque qui fait elle-même partie du département du patrimoine et des collections.

Le/la chargé.e de la documentation des collections et des archives administratives garantit l’enrichissement, la conservation et la communication des archives administratives et scientifiques en élaborant et mettant en œuvre la politique d’archivage de l’ensemble de l’établissement.

 

Le/la chargé.e de la documentation des collections et des archives administratives assure notamment les missions suivantes :

 

Gérer les archives contemporaines :

  • Élaborer les tableaux de gestion et plans de classement des différents services, en collaboration avec eux ;
  • Conseiller l’ensemble des services sur les questions de gestion documentaire (expertise, évaluation des besoins) en fonction du plan de classement établi ;
  • Collecter régulièrement, trier, éliminer, classer, conserver les archives papiers et électroniques ;
  • En collaboration avec l’équipe de conservation préventive de la médiathèque, assurer la gestion des magasins et notamment la préparation des archives concernées par le PPRI ;
  • Suivre les versements aux Archives Nationales et assumer la fonction de correspondant archives auprès de la mission des Archives Nationales au ministère de la Culture et de la communication.

 

Mettre en œuvre le changement de SIA en collaboration avec l’administrateur des bases de données de la médiathèque :

  • Suivi du marché, déploiement et reprise des données.

 

Mettre en œuvre l’archivage électronique pour l’ensemble de l’établissement (projet ODDON) :

  • Superviser l’e-archiviste en charge du suivi du projet ;
  • Coordonner et accompagner les services aux changements ;
  • Rédiger et réviser les référentiels (politique d’archivage, de gestion de l’information, référentiel de conservation, de nommage, de typologie documentaire…) ;
  • Participer à la rédaction du cahier des charges du futur SAE.

 

Contribuer à la mise à jour, à l’enrichissement et à la valorisation des fonds et des données :

  • Réaliser des instruments de recherche ;
  • Mettre en place des outils de suivi et de synthèse des données ;
  • Participer à la communication des documents auprès des services ;
  • Accueillir et encadrer le public pour la consultation des archives.

 

Participer à la gestion et au suivi de la chaîne de numérisation :

  • Assurer la préparation, le contrôle et les corrections des données des lots de numérisation ;
  • Piloter les relations avec le prestataire pour les questions techniques et de réintégration des données.

 

Assurer la gestion et le suivi des tiers-archiveurs :

  • Suivre les autorisations avec la mission des archives du ministère de la culture ;
  • Suivre les prestations avec le titulaire du marché pour la conservation externalisée d’archives ;
  • Suivre le marché.

 

Participer au suivi et à l’encadrement des prestataires extérieurs de traitement d’archives :

  • En collaboration avec les autres membres du service archives, veiller à la bonne exécution des opérations de tri, classement, description, indexation et conditionnement confiées aux prestataires travaillant sur place.

 

Assurer, en collaboration avec les autres membres du service archives, la formation et l’encadrement :

  • Des personnes recrutées en renfort pour des missions ponctuelles d’archivage ;
  • Des stagiaires bénéficiant d’un stage diplômant pour une formation en archivistique ;
  • Des nouveaux arrivants à la médiathèque sur le logiciel d’archives, ainsi que des nouveaux correspondants archives dans les autres services du musée.

 

Assurer la fonction de correspondant informatique :

  • Auprès de l’administrateur de la médiathèque pour l’outil de gestion des archives ;
  • Auprès du service informatique.

 

Le/la chargé.e de la documentation des collections et des archives administratives assurera également les missions suivantes :

  • Participer, en tant que de besoin, aux activités du service de la médiathèque.

 

Relations professionnelles :

 

En interne : les équipes de la médiathèque, directions et services transversaux ;

En externe : le public externe, acteurs institutionnels, fournisseurs.

 

Profil recherché

 

  • Master 2 en archivistique et technologies ou humanités numériques, ou diplôme équivalent
  • Expérience comparable dans un service d’archives
  • Maîtrise du cadre réglementaire des archives (lois, circulaires et décrets du Service interministériel des archives de France)
  • Maîtrise des normes (EAD, EAC-CPF notamment), des règles de classement et de l’analyse archivistique
  • Connaissances approfondies de l’archivage électronique
  • Maîtrise d’un ou plusieurs des outils suivants : ARCHIFILTRE, DOUBLEKILLER, DROID, RESIP ou OCTAVE
  • Maîtrise des logiciels d’archives
  • La maîtrise de Sharepoint et Framindmap serait un plus.
  • Connaissances en conservation préventive
  • Connaissance des marchés publics et de la gestion de projet
  • Autonomie, sens de l’organisation et travail en équipe
  • Sens du contact et diplomatie
  • Capacité à travailler dans une équipe pluridisciplinaire, disponibilité
  • Langues : anglais lu et compris ; autres langues appréciées

 

Conditions de travail : Travail à temps complet du lundi au vendredi.

 

Résidence administrative : Siège social de l’établissement public du musée du quai Branly (222, rue de l’université- 75343 PARIS cedex 07)

 

Le Musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.